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        總經理在采購管理中常犯的8個錯誤

        作為中國物流采購聯合會專家、物流學會理事、美國CPM/CPSM授權培訓師,8年間接觸到10000名采購學員,這其中包括十億百億公司總裁,上市公司總經理,手握十億百億采購權的主管。聯想起20年間在不同企業做采購主管的實踐,多年從事管理咨詢行業,我真切地感受到采購在企業里的地位,體會到總經理、總裁對采購的關切程度和管理方式。

        我覺得,總經理對采購的“輕視”與“無知”嚴重制約著企業的采購管理水平。這里所說的“輕視”指還沒有充分認識到采購的重要性,往往只局限在防腐敗、低成本;這里的“無知”是指不知道采購該怎樣管,不知道如何培養采購的專業性和戰略性。本文將從管理咨詢角度來深入剖析采購管理中的一些錯誤。

        個人覺得,總裁在采購管理中常犯這樣8個錯誤,這些錯誤嚴重制約企業采購的管理:

        1.“采購是黑洞”

        紀委書記找我,警示到“采購是黑洞……”我回答說,“其實所有部門都是黑洞……”

        倉庫不是黑洞嗎?

        質量不是黑洞嗎?

        產品開發不是黑洞嗎?

        銷售不是黑洞嗎?

        財務不是黑洞嗎?

        N多我親身的經歷告訴我,只要管理不好,處處黑洞!

        曾聽到幾個采購人員跟我講,領導總是說“采購是黑洞”,我不黑人家也不信,還不如黑了呢。心里學“暗示效應”在這里充分體現。

        其實,采購的流程設計、權責分工是關鍵。如果沒有流程保證,所有部門都是黑洞!

        總結起來就是組織保證、流程保證、人員保證!人員只是其中之一。

        2.“能降這么多,早干什么去了?”

        領導看到降本成果,大吃一驚,直接斥責“早干什么去了……”

        這樣的結果就是,采購不敢再降低成本,要給自己留“臺階”,要給他人留“面子”。

        根據統計,全美Fortune200公司所使用的成本降低手法有10種。

        這些成本降低的方法不是采購一個部門可以完成的,更不是一個采購員可以完成的。需要公司上上下下的努力,如果領導采取“責怪”的口氣,會導致采購人員失去降低成本的積極主動性,會給不同人之間、不同部門之間的合作制造“藩籬”,這種“心里暗示”會影響合作的積極性。領導必須“肯定”這些業績,給予正激勵!

        3.“要讓可靠的人管采購”

        N個民企老板跟我講,必須要讓可靠的人管采購……否則……要么親戚、要么朋友。肥水不流外人田……

        其實,這些“可靠的人”未必“可靠”。這些人由于沒有專業性,后面是老板,“影子”的力量非常強大,讓大家沒人敢沒人愿意反映問題,老板也很難看到問題。結果,成本下不來,質量上不去,還不知問題出在哪里。

        美國ISM供應管理學會正在中國開展采購供應資格認證CPSM,對專業采購人員需要具備的能力有系統的表述。

        4.“采購員干一段時間必須換人”

        這句話經常聽到,很多企業為了預防所謂腐敗,經常換采購員。造成的結果就是采購員沒有長期打算,被人“有色眼鏡”觀看,所以也只是得過且過,熬過一個任職周期算勝利。這里忽視了采購人員的專業性。

        采購需要專業性嗎?

        三個數字告訴你:采購占銷售的比例平均為54.3%、采購成本降低10%資產收益率可以翻番、采購成本降低10%利潤率可以翻倍。

        采購對公司有這么大的影響,不專業行嗎?!

        二個故事告訴你:采購必須是專業的

        我搞過“兩個集中”的改革,這樣就可以通過采購集中,打造專業化的采購團隊,由專業的人干專業的事,繼而高效降低采購成本。

        一次,設備經理找了3家供應商,價格談好后,到財務付款。這時,公司發布文件,采購權限要轉給采購了。結果我去談,再降價20%,節省成本20多萬。這個故事說明,談判是有專業的。

        另一個故事,生產副總找了3個供應商買3500套工作服,最后選擇了價格最低的供應商A。一般情況下,這也沒有問題,采購也是多家比價選擇最低價者。沒想到是,供應商B確給這個副總舉報了。為什么這個看似正常的采購決策,卻遭到舉報了呢?這主要是這個副總談判的程序上出了問題??梢姴少忂^程必須規范,必須是專業的。

        采購的專業性是可以認證的

        中國物流采購聯合會已經把美國供應管理學會(ISM)的采購經理認證CPM和供應管理專家認證CPSM引入到了中國,已經有很多職業采購經理人通過了這個認證。

        英國、加拿大等國也有類似的認證。

        頻繁更換采購員肯定不利于培養采購人員的專業性,也不利于采購人員的職業發展,企業這種做法,只能培養采購人員的‘短期行為’,不但不能減少腐敗,還影響采購管理水平的提高。

        我在培訓時經常講,做一個專業的采購人員,必須有能力回答兩個問題;

        第一,為什么選擇這個供應商?

        第二,為什么是這個價格?

        要回答這兩個問題,就必須學會供應商的選擇和評估,就必須學會采購成本分析和控制。

        5.降本指標拍腦袋

        幾個老板問我,該如何設立采購績效指標、你們公司采購降本指標設多少,是5%,還是10%?

        究竟該如何設立降本指標呢?

        1)PPV指標計算方法上,可以用上年平均價、上年期末價、預算價等等做基準。

        2)具體數值上,要分為市場目標法、標準價法等等。

        當然采購績效不能只看價格,還要看質量、交付、服務等等,謂之TCO所有權總成本。

        現在評估供應商可分為3因素(QCD質量、成本、交付)、6因素(QCDTES質量、成本、交付、技術、環境、服務)、8因素(QCDTESSS質量、成本、交付、技術、環境、服務、安全、社會責任),美國甚至還要評估供應商反恐條款。

        具體你企業怎么設,要根據自己企業的競爭策略、根據自己企業的情況。

        有一門課,叫《基于戰略的采購管理》講的就是這些事。

        6.“價格審核,財務要參與”

        很多公司在財務部門專門設有價格科,流程上要么是財務來審核采購談好的價格,要么是財務負責談價格,認為財務更專業。

        財務談價格就真的專業嗎?

        1)供應商定價首先考慮成本。

        成本包括6大方面,直接材料、直接人工、制造費用、管理費用、財務費用、銷售費用。

        財務對材料價格熟悉嗎?財務對供應商的工藝熟悉嗎?財務知道物流成本嗎?財務了解供應商什么成本呢?其實什么也不了解,只是知道成本構成知識。這些知識通過培訓,完全可以讓采購人員掌握。

        2013年我培訓非常多的課程就是《采購成本分析和控制》,這個課程我給寶馬汽車就講過8次。

        2)供應商依據競爭定價財務人員了解供應市場行情嗎?

        財務了解供應商競爭結構嗎?財務是談判專家嗎?而采購人員的核心工作和能力就是這些方面……

        那采購人員的定價不需財務監督嗎?當然需要,如審計、成本數據庫、標準成本控制等等。

        7.“供應商不好馬上換掉”

        很多人都把供應商當成對手關系,要供應商“召之即來,揮之即去”。

        這是不對的,供應商是我們的資源,要把供應商這塊資源培養好,沒有好的供應商,我們不可能在競爭中取勝。

        人們已經廣泛認識到,“企業間的競爭就是供應鏈之間的競爭?!?/p>

        怎么最大化供應商價值呢?

        1)供應商早期參與ESI。

        2) 與供應商組成小組開展VA/VE。

        3)使用供應商管理四角模型。

        要把供應商當做資源,針對不同的資源進行不同的關系管理,針對不同績效的供應商,進行不同的開發培養方案,對供應商的準入退出也要嚴加管理。

        這些就是一句話,供應商數據庫管理。

        8.“會買東西就會干采購”

        很多領導不是采購出身,不知道采購該怎樣管”

        2個剛上任的采購總監問我,“怎么管采購?”

        2個總裁朋友問我“采購培訓能講什么?!”

        我對他們講,美國ISM(供應管理學會)的采購經理認證(CPM)有4個模塊,每個模塊2天,一共可以講8天。供應管理專家認證(CPSM)分為3個模塊,每個模塊3天,一共可以講9天。

        美國有143所大學有采購專業。

        那具體怎么管呢?

        1) 要培養專業化的采購團隊。

        2) 設計好職責分工、采購流程

        3) 要進行“基于戰略的采購管理”讓采購幫助企業創造競爭優勢。

        4) 集團公司要注意3個 same “同樣的語言、同樣的流程、同樣的文化”。

        5)要建立供應商數據庫(supplierdata base)、要建立成本數據庫(sourcing table)

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