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        一圖勝千言:善用圖像化表達

        項目組有時候會碰到客戶方提出這樣的問題,為什么你們做管理咨詢的顧問喜歡用Powerpoint(簡稱PPT)做成果匯報,這個問題的答案其實不在于PPT本身讓人著迷(正相反,項目組同事很多時候都會因為畫不出能夠充分表達內在含義的PPT而抓狂),PPT只是辦公工具,偏好的實質原因是通過PPT這一圖像化工具可以進行有效表達,來達到項目組與客戶方之間信息的溝通效率和質量,簡單地說,就是一圖勝千言。

        我們首先來看,圖像化表達是什么?它是一種將數據與設計結合起來的形式,有利于個人或者組織能夠簡短有效地向其受眾傳播信息的一種方法(見上圖)。這種方法可以用來向對外部的消費者和客戶傳遞技術、產品資訊,比如蘋果公司每年開的新產品發布會;也可以在組織或團隊內部應用,比如召開會議、培訓宣貫等。

        事實上人類在使用圖像化表達的歷史非常悠久,我們可以通過下圖來進一步了解。

        從原始巖畫一直到當前流行的大數據,圖像化表達在我們的身邊無處不在,交通信號燈,Shopping Mall的巨幅海報等等。為什么說它會提升信息溝通的效率和質量?我們以管理咨詢的實際案例來分析。我們為什么不用Word軟件?其實我們在做項目的時候也會用Word,比如需要詳細描述項目方案內容的時候,或者是項目成果中的制度管理體系等說明性的工作成果。選擇PPT做項目成果說明而非Word的原因在于以下兩點:

        一是圖形化的表達容易理解和吸收。如果PPT也是長篇大段的文字,那么它仍然起不到容易理解的目的,但是我們將其轉化并結合圖形或圖表進行表達,那么表達的脈絡和邏輯就會比較清晰,客戶在聽取項目組成員講述項目設計方案的時候就可以抓住關鍵,減少注意力分散的風險,降低出現以下負面情況(如客戶聽著就會陷入回憶“他前面說的1.1是什么,1.1和1.4之間的聯系是什么關系,這個結論初始的論據他剛才一共講了幾點”等等)的概率,幫助受眾在大腦中對前述的內容、當前的內容以及判斷是否進行同步處理,而詳細的分析內容可以由Word內容進行補充。之前筆者參加過不少客戶方的年會,發現客戶方的中高層在臺上講,臺下的員工一開始聽得很認真,逐漸就變成聽得很累,而且注意力逐漸在分散,最后呼呼大睡的結果。還有一個例子就是微信朋友圈,筆者有時會看到同事們分享的一些內容,打開后發現全是大段大段的文字,看到一半就可能看不下去了,因此標記為收藏準備以后有時間再看,結果就是收藏的內容越來越多,卻沒有進行第二次閱讀。在此也建議無論是公司內部會議,還是微信內容分享,通過對信息內容通過合理的編輯和設計進行圖像化表達,實現吸引受眾的注意力來達成信息傳播的目的。

        二是圖形化的表達提高了信息傳遞者和受眾之間的互動。在一次項目運作過程中薪酬體系的設計陷入僵局,項目組內部進行了細致的研討,項目主管合伙人在白板上向項目組展示并傳授薪酬設計的思路、步驟內容和設計的關鍵點,筆者和項目成員就立刻發現設計過程中在某個步驟上考慮的不足,對這個步驟進行針對性的設計后得到客戶的認可。

        那么,最后一點是,圖像化表達如此重要,我們應該如何進行高質量的圖像化表達?

        分析你的受眾需求。我們傳遞給什么樣的受眾和傳遞給他們什么信息,決定了我們如何傳遞這個信息,也就是,我們要通過什么樣的圖像來表達。以崗位說明書編寫培訓為例,筆者碰到不同客戶的人力資源項目時,首先對客戶方參與編寫的人群進行分析,他們什么樣的教育背景?怎樣才能讓他們保持對培訓內容的注意力,如何提高他們對培訓內容的理解度?得到這些問題的答案后,進行培訓內容的設計,比如增加一些視頻吸引注意力,設置問題引發思考,以及引用客戶方的崗位案例增強理解。

        而對于進階的圖像化表達設計,則需要進行色彩、圖形、圖片的處理和應用,以及其他的軟件的應用如Excel、Project、Mindmanager等,抑或是更高端的專業軟件。但是,無論我們使用什么樣的軟件,始終要實現的目的是通過圖像化表達來提升信息溝通的效率和質量。

        (作者簡介:劉峪君,北大縱橫管理咨詢集團高級咨詢師,項目經理,項目管理專業人士資格認證,4年管理咨詢行業經驗,深度參與項目10多個,專注于人力資源管理咨詢領域。韓競儀,北大縱橫管理咨詢集團咨詢師,3年管理咨詢行業經驗。)

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